Cómo usar Dropbox, OneDrive, Google Drive o iCloud

Cómo usar Dropbox, OneDrive, Google Drive o iCloud



El almacenamiento en la nube alguna vez se consideró menos confiable que el almacenamiento físico, pero ya no. Hoy en día, tanto las personas como las empresas almacenan felizmente sus documentos y datos personales esenciales en “la nube”.

Una gran ventaja del almacenamiento en la nube es que puede acceder a documentos personales desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. La información importante no está vinculada a un escritorio físico, lo que es especialmente útil para los equipos que colaboran en proyectos.

El mercado está saturado de opciones para el almacenamiento en la nube y puede ser difícil decidir cuál cubrirá mejor sus necesidades o las de su empresa. En este artículo, explicaremos cómo usar Dropbox, OneDrive, Google Drive o iCloud. Cuando vea las capacidades de estas soluciones de almacenamiento en la nube, debería poder decidir cuál es la adecuada para usted.

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Cómo utilizar Dropbox: preparación

Decida qué plan de niveles desea. La mayoría de las personas estarán bien con el plan gratuito, que le permite almacenar 2GB. Sin embargo, si eres un autónomo que usa Dropbox para el trabajo, es probable que necesites el plan personal, que cuesta $ 9,99 al mes y permite 2000 GB de almacenamiento. Es probable que las empresas necesiten el Plan Profesional, que cuesta $ 16.58 por mes, le brinda 3,000 GB de almacenamiento y permite el acceso desde dispositivos ilimitados.

Paso 1: elige dónde usarás Dropbox

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Descarga la aplicación de Dropbox para cargar archivos sin esfuerzo desde tu computadora portátil o de escritorio

Regístrate y luego decide en qué dispositivos vas a necesitar Dropbox. Dropbox te permite almacenar archivos en la nube y luego verlos a través de un navegador web, desde el escritorio de tu computadora / laptop o mediante la aplicación móvil. Le recomendamos que descargue Dropbox en su computadora de escritorio / portátil, para que sus archivos se sincronicen automáticamente.

Si desea utilizar Dropbox en su computadora portátil / computadora de escritorio o celular, descargue la aplicación correspondiente e inicie sesión en su cuenta.

Paso 2: agregue contenido y herramientas

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Agregue aplicaciones, incluido G Suite, para compartir contenido en la nube dentro de Dropbox

La aplicación de escritorio de Dropbox se integra con la bandeja del sistema de Windows o el menú de macOS, por lo que puede guardar contenido en Dropbox tan fácilmente como lo haría con su computadora personal.

Dropbox se integra con aplicaciones de contenido en la nube, incluidas G Suite y Office 365, por lo que se guardan junto con todos sus otros archivos en Dropbox. Esto le permite realizar un seguimiento de todo su contenido en un solo lugar, algo que los usuarios comerciales consideran invaluable.

Paso 3: establecer medidas de seguridad

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Dropbox tiene varias capas de seguridad, pero las empresas deben tomar medidas adicionales para proteger sus archivos de las amenazas internas.

Los usuarios comerciales pueden modificar la configuración de privacidad en carpetas individuales de Dropbox para permitir que todo el equipo o solo miembros específicos accedan a ciertos archivos.

Use Dropbox Security para verificar qué dispositivos están activos en su cuenta o si alguna aplicación de terceros que no haya aprobado tiene acceso, y elimínela si es necesario.

Cómo usar OneDrive: preparación

OneDrive está preinstalado en todos los dispositivos con Windows 10, por lo que es la opción natural para los usuarios de Windows. Puede descargar OneDrive en una Mac, pero es poco probable que los usuarios de Mac elijan este servicio por encima de Dropbox a menos que estén trabajando para / con una organización que mantiene su contenido en OneDrive.

OneDrive está completamente integrado con MicrosoftTeams, por lo que es una excelente aplicación para oficinas remotas y programas de aprendizaje a distancia. Sin embargo, los usuarios empresariales deben saber que deben tener algún tipo de suscripción a Office 365 antes de usar OneDrive.

Paso 1: instalar y configurar

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Los usuarios de Mac, dispositivos móviles y Windows anterior a 2016 deberán descargar y sincronizar OneDrive

Si tiene la intención de usar OneDrive en una Mac o dispositivo móvil, debe descargar la aplicación OneDrive, que le permite sincronizar archivos instantáneamente desde su barra de menú o bandeja del sistema. Los usuarios de Windows en versiones anteriores a 2016 de Windows deberán instalar y configurar la aplicación en sus dispositivos.

Paso 2: elige cómo compartir archivos

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Use el centro de administración de OneDrive para decidir quién en su organización puede acceder a los archivos

La mayoría de las personas nunca tendrán que jugar con las opciones para compartir, a menos que quieran habilitar archivos para compartir enlaces, pero los usuarios comerciales a menudo quieren ocultar algunos archivos a ciertos empleados.

Desde el centro de administración, puede elegir en qué dispositivos desea que sus empleados accedan a OneDrive, prohibir el uso compartido de enlaces fuera de la organización y restringir el acceso a archivos o carpetas.

Paso 3: aprenda a maximizar el potencial de OneDrive

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Un poco de formación le ayuda a aprovechar al máximo OneDrive

OneDrive alienta a los usuarios comerciales a capacitar a su personal sobre cómo usar OneDrive para aprovechar al máximo la aplicación. Un ejemplo de una característica oculta pero muy útil es que OneDrive le permite compartir archivos con otros miembros del equipo de MicrosoftTeams o Outlook como si fueran archivos adjuntos de correo electrónico, y permite la edición en vivo. Si ha enviado un correo electrónico con un archivo adjunto, pero se da cuenta de que el archivo adjunto debe actualizarse después de que se envió, la actualización se sincronizará automáticamente para que el espectador reciba la versión más reciente del archivo adjunto.

Los videos de capacitación están disponibles en el sitio web de Microsoft OneDrive, e incluso los usuarios personales se beneficiarán al conocer el alcance de las capacidades de OneDrive.

Cómo utilizar Google Drive: preparación

Google Drive es gratuito para usuarios individuales, pero recientemente ha sido rebautizado como Google Workspace para empresas. Los usuarios comerciales pueden elegir entre cuatro planes, el más caro de los cuales es por cotización y el menos caro ($ 6,00 por mes) de los cuales solo permite 30 GB de almacenamiento por usuario.

La mayoría de las empresas favorecerán el plan Business Standard ($ 12,00 por mes), que tiene capacidad para 150 usuarios con 2 TB de almacenamiento por persona, o el plan Business Plus ($ 25,00 por mes) para 250 usuarios con 5 TB de almacenamiento por persona.

Paso 1: cargue archivos en unidades

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Las unidades compartidas sincronizan archivos automáticamente para que todos los miembros del equipo estén actualizados

Puede cargar cualquier tipo de archivo en su Google Drive. Los archivos de Windows Office se convierten automáticamente al formato equivalente de G Suite / Google Workspace para que pueda trabajar en ellos a través de la nube de Google Workspace. Todos los archivos se analizan en busca de virus a medida que se cargan.

Paso 2: establecer permisos para compartir y ver

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Modifique los permisos de acceso para proteger los datos de su organización de errores humanos o amenazas internas

Elija un administrador para decidir qué archivos / carpetas pueden ver los miembros de su organización. El administrador puede editar permisos individuales para que ciertos miembros no puedan ver los archivos o compartirlos fuera de su organización, si así lo desea.

Los usuarios individuales pueden elegir si habilitar el uso compartido de enlaces en documentos, compartir con una dirección específica o mantener los documentos privados para ellos.

Los permisos para compartir / ver se pueden editar en todo tipo de archivos de Google Drive, incluidos documentos, hojas de cálculo, diapositivas, mapas y carpetas.

Paso 3: editar los permisos de acceso sin conexión

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Elija cómo los miembros de su organización usan el contenido cuando están desconectados

El acceso sin conexión está disponible automáticamente en todas las cuentas comerciales de Google Drive y no está disponible gratuitamente para usuarios individuales. Permita que los miembros de su organización deshabiliten el acceso sin conexión en caso de que estén trabajando en dispositivos más antiguos con almacenamiento de datos limitado. Los administradores pueden deshabilitar el acceso sin conexión de forma remota en caso de que los empleados se vayan o de que se produzcan violaciones de datos.

Cómo usar iCloud: preparación

iCloud fue diseñado para uso personal, por lo que aquellos con una computadora de escritorio / computadora portátil Mac, iPhone y / o iPad pueden disfrutar de la conveniencia de sus datos personales (música, notas, fotos, etc.) sincronizados entre dispositivos.

Debido a que no se diseñó pensando en los usuarios comerciales, incluso con el plan más caro de Apple ($ 9,99 al mes), no puede integrar iCloud con Windows o Google Workspace.

Paso 1: elige el plan de precios

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Los precios de iCloud varían de un país a otro, pero su valor es aproximadamente equivalente

Aconsejamos a aquellos que prueben primero iCloud que utilicen el plan más barato posible ($ 0,99 por mes) hasta que se queden sin datos. La mayoría de los usuarios no necesitarán más de 50 GB para el almacenamiento personal de fotos, notas e información del calendario.

Le recomendamos que solo actualice su plan de iCloud a los planes de 200GB ($ 2.99 por mes) o 2TB ($ 9.99 por mes) cuando Apple le notifique que necesita más datos, tan pronto como compre un plan, su almacenamiento en la nube se actualizará automáticamente. .

Paso 2: elige el contenido que deseas sincronizar

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iCloud fue diseñado para que los usuarios de Apple almacenen su contenido y datos personales

iCloud se habilita automáticamente en dispositivos Mac. Una vez que haya iniciado sesión en su cuenta, diríjase a Preferencias del sistema (desde su escritorio, celular o iPad) y decida qué contenido / datos desea guardar en la nube.

Cuando tenga lo que desea sincronizar, el contenido, incluidos mensajes, fotos, descargas de música, notas de voz, notas, citas del calendario y correos electrónicos, se sincronizarán automáticamente en todos los dispositivos. iCloud simplemente se ejecutará silenciosamente en segundo plano después de estos dos pasos.

Resumen

Entre todas las herramientas de almacenamiento en la nube, Dropbox se integra mejor con otras aplicaciones, incluidas Google Workspace y Microsoft Office Suites. Reseñas de Dropbox Elogie la herramienta por sus integraciones perfectas y su facilidad de uso.

Google Drive y Microsoft OneDrive intentan ser suites totales para usuarios comerciales, que abarcan las comunicaciones y la gestión del flujo de trabajo, además del almacenamiento de datos. Si desea una suite empresarial completa, si prefiere Google Drive o Microsoft Office depende de sus preferencias personales, ya que sus capacidades son equivalentes.

iCloud es casi esencial para un usuario moderno de Mac y protege la pérdida de datos en casos en los que los dispositivos están dañados o rotos. Sin embargo, como esto Revisión de iCloud observa correctamente, la incapacidad de iCloud para trabajar con otros sistemas operativos es su defecto fatal.

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